Tietosuojaseloste
Henkilöasiakkaat ja yritysasiakkaiden henkilöedustajat,
24 Center Oy, 25.5.2018
Rekisterinpitäjä
24 Center Oy
Robert Huberin tie 3
01510 VANTAA
Tietosuojasta vastaava henkilö
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteröityjen ryhmät: 24 Center Oy:n henkilöasiakkaat ja yritysasiakkaiden henkilöedustajat
Seuraavat henkilötiedot kerätään aina kertaluontoiselta asiakkaalta:
- Nimi
- Puhelinnumero
- Toimitusosoite (Postiosoite), jonka pohjalta lasketaan toimitusosoitteen koordinaatit
- Puhelunauhoite
Tarvittaessa kerätään myös seuraavat henkilötiedot kertaluontoiselta asiakkaalta:
- Yrityksen nimi
- Yrityksen Y-tunnus
- Edustajan asema yrityksessä
- Henkilötunnus
- Syntymäaika
- Sähköpostiosoite
- Laskutusosoite (Postiosoite)
- Laskutusosoite (Verkkolaskuosoite)
- Tilinumero
- Auton rekisterinumero
- Kohteen kuvaus ja lisätiedot: kuvaus miten löytää kohteeseen, millainen kohde on, kuka on paikalla vastaanottamassa asentajaa, porraskoodi,..
Sopimusasiakkaalta kerätään vastaavat tiedot kuin kertaluontoiselta asiakkaalta, ja lisäksi seuraavat tiedot:
- Yrityksen nimi
- Edustajan nimi
- Edustajan asema yrityksessä
- Edustajan sähköposti
- Edustajan puhelinnumero
- Yrityksen Y-tunnus
- Osoite
Käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
24 Center Oy käsittelee henkilötietoja, jotta se voi toteuttaa asiakkaidensa kanssa solmimat sopimukset. Rekisteröidyn siihen suostuessa 24 Center Oy käyttää keräämiään henkilötietoja myös markkinointitarkoituksiin.
Tietosuoja-asetuksen mukaiset käsittelyperusteet ovat seuraavat:
- EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1.b)-kohta: sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
- Rekisteröidyn suostumus 6 artiklan 1.a)-kohta markkinointitarkoituksen osalta
- EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1.c) lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (kirjanpito)
Vastaanottajaryhmät
Yrityksen sisäiset roolit on kuvattu tietotilinpäätöksessä.
Kirjanpitäjä: (Faktucon Oy) kirjanpidon kannalta välttämättömät tiedot Yhteistyökumppaneille
Lisäksi seuraavien palveluntarjoajien ohjelmistoja tai verkkopalveluita on käytössä: Accountor Finago, Domainhotelli Oy
Lisäksi tietoja luovutetaan LINK Mobility Oy:lle, jonka SMS-rajapinta välittää 24 Centerin Valvomo-järjestelmästä lähtevät SMS-viestit operaattoreiden verkkoon ja yhteistyökumppaneille/asiakkaille.
Edellä mainittujen 24 Center Oy:n ulkopuolisten henkilötietojen käsittelijöiden kanssa tehdään tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimusmuutokset.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja säilytetään sopimuksenmukaisen palvelun toteuttamisen kannalta välttämätön aika sekä asiakassuhteen ajan. Asiakassuhde alkaa kertaluontoisella asiakkaalla, kun asiakas tilaa palvelun 24 Center Oy:ltä ja päättyy asiakkaan tai 24 Center Oy:n niin vaatiessa. Asiakassuhde sopimusasiakkaalla on voimassa, kun sopimus on voimassa. Lisäksi säilytystä jatketaan enintään 10 vuotta tietojen saamisesta, jos rekisteröity on antanut suostumuksensa tietojensa käyttämiseen markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity peru suostumustaan ennemmin.
Tietojen käydessä tarpeettomiksi tai niiden vanhentuessa tieto saatetaan arkistoida arkistoon, johon on pääsy 24 Center Oy:n toimitusjohtajalla, mikäli rekisteröidyn oikeuksien toteutuminen ei vaadi tietojen poistamista kokonaan. Tällöin huolehditaan asianmukaisista suojaustoimenpiteistä.
Vuosittain toteutetaan lisäksi tarkastelu, onko kaikkien henkilötiedon säilyttämiselle lainmukainen käsittelyperuste ja poistetaan ylimääräiset tiedot.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Vastustamisoikeus
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Kaikissa oikeuksissaan liittyvissä asioissa rekisteröidyn tulee olla yhteydessä 24 Center Oy:n toimitusjohtajaan, jonka yhteystiedot ovat yllä.
Vastustamisoikeus
GDPR 3 luvun 21 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siten, että rekisterinpitäjä ei saa niitä käsitellä, kun tietyt edellytykset täyttyvät. Esimerkiksi suoramarkkinointia varten tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä voi vastustaa. Vastustamisoikeuden käyttämistä koskevissa asioissa rekisteröityä pyydetään ottamaan yhteyttä 24 Center Oy:n toimitusjohtajaan.
Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröity voi koska tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojensa käyttämisestä markkinointitarkoitukseen. Tämä onnistuu ottamalla yhteyttä 24 Center Oy:n toimitusjohtajaan.
Oikeus tehdä valitus
Tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta.
Tietojen antamisen pakollisuus
Vain edellä mainittujen käsittelyperusteiden kannalta välttämättömät tiedot kerätään ja siten tietojen antaminen on pakollista ja välttämätöntä, jotta sopimus voisi syntyä. Niiden henkilötietojen osalta, jonka käsittelyperusteena on suostumus, tietojen antaminen on tietenkin vapaaehtoista.
Tietoturvaloukkaukset
Yrityksen toimitusjohtaja huolehtii tietosuoja-asetuksen vaatimista tietoturvaloukkausilmoituksista viranomaiselle ja rekisteröidylle.
Riski rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille
Rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille aiheutuvan riskin arvioidaan olevan kohtalainen. Se on hallittu asianmukaisella ja vaatimustenmukaisella tietosuojahallinnolla. Riskiarviointi on toteutettu yrityksen tietotilinpäätöksessä.
